4. Oktober 2022: E-Mails schreiben und versenden gehört zum Berufsalltag. Viele davon sind jedoch nicht optimal gestaltet und erfüllen nicht ihren Zweck. Eine klare Struktur und die Einhaltung von Abläufen helfen dabei, erfolgreich per E-Mail zu kommunizieren.
Sie erhalten täglich unzählige E-Mails. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Sie auf bestimmte E-Mails stärker reagieren; oft ist dies ein klares thema, eine klare struktur oder eine persönliche formulierung. Am besten alle drei zusammen. Jemand hat sich Mühe gegeben. Auch Ihre E-Mails sollten Sie so formulieren.
Die Betreffzeile ist Ihre Hauptbotschaft
Formulieren Sie den Kern Ihrer E-Mail so klar wie möglich in der Betreffzeile: „Dringende telefonische Terminanfrage.“ Oder: „Erziehungsversicherungsangebot für Ihre Enkelkinder.“
Wenn E-Mails häufig hin und her gehen, häufen sich nicht nur in der Betreffzeile diverse Abkürzungen. Auch das Thema ändert sich. Formulieren Sie das Thema entsprechend um.
Wenn Sie Ihren Postmate gut kennen (!), können Sie Ihre Nachricht auch direkt in den Betreff schreiben: „Können wir morgen, Dienstag, um 16 Uhr anrufen?“
Aufmerksamkeit für Verfahren
Stellen Sie sich eine E-Mail als einen Geschäftsbrief vor. Es braucht eine Anrede, eine Gliederung mit Absätzen und Leerzeilen, sowie eine Anrede plus Unterschrift.
Mittlerweile ist ein „Hallo“ typisch für etwas lockerere E-Mail-Kommunikation. Andererseits wirkt das förmliche „Dear…“ eher steif, mag aber beim ersten Kontakt in Ordnung sein. Oder wenn Sie die Distanz betonen möchten, zum Beispiel wenn Sie einen Konflikt mit dem E-Mail-Partner ansprechen.
Eine persönlichere Variante ist es, die E-Mail mit einem „Guten Morgen …“ oder „Hallo, gnädige Frau …“ zu beginnen.
Klare Struktur
Gestalten Sie Ihre E-Mail mit Absätzen und Leerzeilen übersichtlich. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Bewerbung zu überdenken. Und helfen Sie Ihrem Mailmate, Sie zu verstehen. So: Schreiben Sie, worum es geht. leere Zeile Formulieren Sie Ihren Vorschlag. leere Zeile Bitten Sie um eine Reaktion. leere Zeile
Fassen Sie sich so kurz wie möglich. Was auf einem PC-Bildschirm einfach zu lesen ist, kann auf einem kleineren Smartphone-Bildschirm zu einer mühsamen Aufgabe des Hin- und Herscrollens werden.
Schlussformel
Es hat sich eingebürgert, dem Beschenkten am Ende „Eine freundliche Grüße“ zu schicken. Wenn die Person bekannter ist, natürlich „Herzliche Grüße“ oder, wenn es eilig ist, „VG Walter“.
Natürlich ist “Ein herzlicher Gruß” förmlicher und distanzierter. Der Ausdruck „Ein herzlicher Gruß in Buxtehude“ ist sehr persönlich: Er bezieht sich auf den Wohnort Ihres Gesprächspartners.
Ich habe kürzlich eine E-Mail mit eingescannter Unterschrift und Porträtfoto des Absenders erhalten. Die ganze Signatur wurde professionell gestaltet, das sorgte für einen kleinen Überraschungseffekt. Jemand bemüht sich und drückt seine Wertschätzung aus. Das sensibilisiert die Leser.