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Quelle: Proxess
Mit der Version 2022 R1 optimiert Proxess sein Dokumentenmanagementsystem Proxess DMS für effiziente Geschäftsprozesse. Anwender profitieren nun von zahlreichen Neuerungen zur vereinfachten Handhabung, aber auch von der Integration von Drittsystemen und der Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Im Zuge des Updates hält das Dokumentenmanagementsystem Proxess DMS zahlreiche Neuerungen bereit. Damit können Unternehmen ihre digitale Transformation noch effizienter gestalten: insbesondere das neue Dokumentenradar. Alle Dokumente zu einem ausgewählten Dokument können mit einem Klick angezeigt werden. Beispielsweise Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz zu einer Bestellung. Dokumentenradar erweitert die eigentliche Trefferliste um eine 360-Grad-Ansicht des ausgewählten Dokuments.
Darüber hinaus hat Proxess die gesamte GUI für die Webserver-Konfiguration modernisiert, wodurch die Konfiguration intuitiver und benutzerfreundlicher wird. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business-Tools wie den Proxess-Jobserver, Proxess-E-Invoicing und die Verarbeitung von XRechnung- und ZugFerd-Formaten freuen, die das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen abrunden.
Dokumentenverwaltungssystem: Microsoft Office 365-Integration
Auch die Integration mit der Microsoft Office 365-Suite wurde erweitert: Neben Outlook 365-E-Mails können Anwender jetzt auch Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint 365-Dateien direkt archivieren. Auch die Funktionalität der Plugins haben die Entwickler erweitert. Schnelle Archivierung und Zugriff auf Stammdaten machen die individuelle Archivierung noch komfortabler und schneller. Integrationen für 365-Programme sind als kostenlose Add-Ons im Microsoft Store erhältlich. Die App kann auch kostenlos aus dem Apple App Store oder Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem Proxess ist jetzt auch das qualifizierte Signieren gescannter Dokumente möglich. Um die gesetzlichen Anforderungen einiger EU-Länder zu erfüllen, können Papierdokumente mit dem Proxess-Scan-Client gescannt, automatisch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen und archiviert werden.
Das Dokumentenmanagementsystem Proxess bietet ein Dokumentenradar. (Bild: Proxess)
Neue Integrationsplattform Proxess Hub
Das DMS von Proxess wird strategisch um ein neues Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und Finanzbuchhaltung erweitert. Basierend auf der Microsoft BizTalk Server-Technologie bietet das neue Proxess Hub-Tool die perfekte Lösung für die einfache Archivierung ein- und ausgehender Dokumente, die Indexverknüpfung, die Stammdatenbereitstellung und die relevante Datenübertragung, insbesondere in hybriden Umgebungen. Nachbearbeitungssysteme. Proxess Hub ist äußerst flexibel: Je nach Bedarf wird das Tool lokal oder über die Cloud genutzt und arbeitet mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices. Auch nach einem Release sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit Proxess Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das eingebaute Fernsteuerungstool viel Sicherheit und Transparenz.
Dokumentenmanagementsystem: Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
Auf dieser Basis entstand auch ein neues Modul für Microsoft D365 Business Central. Mit der Integration von Proxess DMS in Business Central werden ein- und ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform in Proxess archiviert. Dokumente können in der gewohnten Business Central Oberfläche, sowie ortsunabhängig und ohne Zugriff auf das ERP über den Webclient gesucht und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Speicherung und den Zugriff, sondern bildet den gesamten digitalen Rechnungseingangsprozess ab, von der Dokumentenerkennung über die Rechnungsprüfung und -freigabe bis hin zum Buchungsvorschlag für die Finanzbuchhaltung.
Zusätzlich können einzelne Dokumente wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Anleitungen als Zusatzinformationen an einen Vorgang oder ein Dokument in Business Central angehängt und per Drag and Drop archiviert werden. Als besonders praktisch erweist sich das einfache Anpassungstool, mit dem der Anwender unterschiedliche Arten von ERP-Belegen aktivieren und abbilden kann, um die Datenübernahme zu archivieren und zu terminieren. In der Verwaltungskonsole haben Sie jederzeit den Überblick über Datenflüsse und Bearbeitungsstatus der Dokumente.
Die Version 2022 R1 wird umgehend veröffentlicht.
Die Proxess GmbH unterstützt mit ihrem Dokumentenmanagementsystem vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Proxess entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und Habel, zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems mit Sitz in Rietheim-Weilheim. Weitere Niederlassungen befinden sich in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und Thayngen in der Schweiz. Der Name Proxess ist ein Wort, das sich aus der Kombination von „Fortschritt“ und „Erfolg“ zusammensetzt. (sg)
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